Każdy przedsiębiorca, który w swojej działalności wykorzystuje samochody do celów służbowych musi wiedzieć w jaki sposób rozliczyć auto firmowe. Aby wyjaśnić to zagadnienie zamieszczamy krótka poradę na ten temat.
Samochód w firmie
Współcześnie większość przedsiębiorców nie wyobraża sobie prowadzenia firmy bez samochodu. I słusznie – ciężko w końcu wyobrazić sobie szefa poważnej firmy dojeżdżającego na spotkanie tramwajem. Tym bardziej, że udowodnienie użytkowania auta jako narzędzia pracy nie jest wcale trudne – wystarczy, że wykorzystywane jest do transportu towarów lub dojazdów do miejsca pracy i na spotkania biznesowe. Czasem, szczególnie w mniejszych przedsiębiorstwach, samochody używane są zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, innym razem użytkowanie prywatne jest zabronione odpowiednim regulaminem. Zdarzają się też sytuacje, gdy w pracy używane jest auto będące de facto własnością prywatną. Każda z tych opcji jest dopuszczalna, różnią się one jednak między sobą zasadniczo w kwestii rozliczenia kosztów użytkowania.
Środki trwałe
Zacznijmy od pojazdu, który jest własnością firmy, a więc jest wprowadzony jako środek trwały. W takim przypadku jako koszt firmy możemy rozliczyć właściwie wszystko: od amortyzacji zakupu, przez koszty paliwa aż po części zamienne. Zasadniczą sprawą (właśnie w kwestii amortyzacji) jest jednak ustalenie wartości początkowej samochodu. Poza ceną auta zawierają się w niej koszty rejestracji i ubezpieczenia. Można ją również powiększyć o montaż instalacji LPG. Cenę przedmiotu ustala się na podstawie dowodu zakupu, którym może być faktura, ale również umowa kupna. Jeśli właściciel nie posiada żadnego z tych dokumentów, za wartość początkową posłużyć może średnia cena rynkowa pojazdu.
Auto nie tylko służbowe?
Jeśli auto jest już własnością przedsiębiorstwa pozostaje nam jeszcze kwestia VAT. Tu zasada jest prosta: jeśli auto użytkowane jest nie tylko do celów służbowych, ale także prywatnie, obowiązuje nas 50-procentowy próg odliczenia. Mówimy wtedy o tzw. systemie mieszanym. Jeśli jednak firma posiada w regulaminie i egzekwuje zapis o zakazie wykorzystania auta służbowego do celów prywatnych, możemy odliczyć całość podatku. Dodatkowo w takiej sytuacji zobowiązani jesteśmy do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i zgłoszenia go do urzędu skarbowego przez formularz VAT-26.
Auto prywatne
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu został nałożony na przedsiębiorców jeszcze w jednym przypadku – kiedy do celów służbowych wykorzystywane jest auto prywatne. Każda trasa w ramach działalności musi być wtedy dokładnie udokumentowana, ze szczególnym uwzględnieniem liczby kilometrów. Mówimy wtedy o rozliczeniu kilometrówki. Odliczyć możemy zatem jedynie kwotę wynikającą z pomnożenia wykazanego w ewidencji dystansu przez stawkę za kilometr, określoną w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Dla samochodów o pojemności skokowej poniżej 900cm3 wznosi ona 0,5124zł/km, a dla maszyn z większym silnikiem jest to 0,8358zł/km.
